Sự ra đời của hóa đơn điện là một minh chứng cho công nghệ thông tin. Thay thế hóa đơn giấy, mang lại cách quản lý mới giúp tiết kiệm thời gian, công sức hơn so với cách thức truyền thống. Hóa đơn điện tử đòi hỏi Kế toán phải quản lý hóa đơn điện tử ở dạng ảnh do bên bán gửi qua email. Vậy Kế toán có những cách nào để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả? Hãy cùng PVS Solution tìm ra giải pháp để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả hơn nhé!
1. Lợi ích quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả
- Kiểm soát tốt dòng tiền ra – vào giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa thất thoát
- Tiết kiệm chi phí, thời gian và nguồn nhân lực
- Giúp quá trình tra cứu, tìm kiếm dữ liệu, đối soát hóa đơn diễn ra nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Đảm bảo tính minh bạch
2. Quy định về quản lý hóa đơn điện tử
Việc quản lý hóa đơn điện tử cần tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thuế, kế toán tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:
3. Cách quản lý hóa đơn hiệu quản cho kế toán
Cách 1: Tạo một email mới riêng biệt để nhận hóa đơn;
Thay vì dùng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào thì nhiều Kế toán chọn cách tạo một email mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
Cách 2: Nhận Email hóa đơn điện tử – in giấy để lưu trữ;
Sau khi nhận hóa đơn điện tử từ phía nhà cung cấp, kế toán có thể in ra giấy để lưu trữ. Đây là cách quản lý, lưu trữ thủ công nhưng được nhiều kế toán lựa chọn.
Cách 3: Chụp ảnh hóa đơn điện tử và quản lý folder trên máy tính;
Sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào từ nhà cung cấp, nhiều kế toán thường có thói quen lưu ảnh hóa đơn vào folder trên máy tính để tiện cho việc theo dõi. Việc lưu trữ hóa đơn thường theo ngày/tháng/năm – tên nhà cung cấp – Số hóa đơn,…
Cách 4: Nhận Email hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel;
Sử dụng Excel là phương pháp được nhiều kế toán sử dụng khi quản lý hóa đơn và nhiều công việc khác. Sau khi nhận hóa đơn, kế toán có thể thực hiện nhập liệu lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.
Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử;
Trên đây là 5 cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đang được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Kế toán có thể tham khảo để lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp, khoa học và chuyên nghiệp nhất.
Để được tư vấn thủ tục mua hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện, hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử lần đầu, doanh nghiệp có thể liên hệ PVS để nhận về:
